La gestion intégrée des appels permet de saisir les appels reçus dans le logiciel et de les affecter à un collaborateur et à un dossier.
Bien pratique aussi lorsque les collaborateurs sont en télétravail pour continuer à gérer facilement les appels de l’étude.
Comment ça marche ?
Le module est accessible par l’icône téléphone qui est située en haut de la barre de travail du logiciel AUTHEN.TIC.
Deux possibilités :
| Saisir un appel libre
| Saisir un appel pour un client ou un dossier existant
Après avoir cliqué sur « nouveau », en bas à droite de la fenêtre qui s’ouvre alors, il ne vous reste plus qu’à entrer les informations concernant l’appel.
Si l’appel est lié à un client ou un dossier particulier, il vous suffit de faire la recherche par le nom du client ou le numéro de son dossier.
Les autres données enregistrables sont : le motif de l’appel (1) ; la durée de celui-ci (2) ; la priorité qui lui est donné, faible, normal, urgent (3) ; le destinataire de l’appel (4) ; l’état de l’appel, est-il, à traiter, en cours ou clôturé (5) ; la description de l’appel. La date et le nom de la personne qui saisie l’appel se mettant automatiquement.
Un historique des appels, liés à un client ou un dossier est conservé afin de pouvoir faire un suivi du client et des relations téléphoniques entretenues avec lui.
Il est possible de personnaliser le module en le paramétrant en fonction des habitudes de votre étude. il est possible de créer un liste de motifs d’appels en fonction des récurrences que vous rencontrez permettant de faciliter les saisies journalières.
Pour plus d’infos, n’hésitez pas à demander conseil auprès du service client.