Mois : février 2021

Les échanges de mails sont devenus un standard dans nos moyens de communication. Ceux-ci, de plus en plus nombreux prennent beaucoup de place dans nos vies professionnelles et dans nos systèmes informatiques. Si un nettoyage chronique n’est pas fait, ils peuvent devenir source de problèmes et de blocages (en plus d’être source de pollution numérique) dans notre quotidien.

Pour éviter les « boite pleine » ou autre « message non délivré », un nettoyage régulier s’impose !

Comment archiver ses mails avec Outlook ?

A – Se rendre dans le menu Fichier de Outlook :

B – Choisir votre compte de messagerie puis allez sur outils.

Il faut au préalable que vous connaissiez la version d’Office que vous utilisez. Pour cela vous pouvez cliquer sur le lien ci-dessous qui vous donne la marche à suivre afin d’obtenir cette information si vous ne l’avez pas:

À propos d’Office : identifier la version d’Office que j’utilise – Support Office (microsoft.com)

Si vous êtes en Outlook 2016

choisir « nettoyage des éléments »

Si vous êtes en Outlook 2010 ou 2013

choisir « Archiver »

C – Une fenêtre s’ouvre et vous demande de définir un endroit pour stocker l’archive et une date.

Vous devez définir une date pour laquelle on archive les éléments antérieurs ainsi que l’endroit où sera stocké l’archive.

Faire OK pour que l’archivage commence, vous verrez un message apparaître en bas de votre messagerie.

A savoir

Pour plus d’efficacité pensez à sélectionner la boîte au lettre (élément le plus haut dans la liste des dossiers). Ainsi vous archiverez les éléments pour l’ensemble de la boîte et non pour un dossier en particulier.

Le processus régénère l’arborescence de votre boîte mails pour retrouver facilement vos messages.

Votre archive est consultable directement sous votre Boîte mail sous le nom Archives (vous pouvez renommer le nom).

Tout est ainsi classé vous y trouverez les messages envoyés, les messages supprimés et le reste de vos Emails de votre boîte de réception ainsi que ses sous dossiers.

Bien évidemment il est fortement conseillé d’éliminer tous les mails qui ne sont pas primordiaux et qui sont alors source de pollution et d’encombrement inutile.

Il est également conseillé de nettoyer régulièrement votre boite @notaires.fr afin d’éviter qu’elle ne soit pleine :

Comment éviter que votre boîte en @notaires.fr ne soit pleine ?

Rendez-vous sur le Webmail de real ( https://webmail.notaires.fr ) munis de vos identifiants.

A gauche vous pouvez constater le taux d’occupation de la boîte mail.

Pour la vider il vous suffit de sélectionner tous les messages et de les supprimer, il faudra répéter l’opération en vous plaçant dans le dossier de la corbeille.

Un grand nettoyage de printemps ne suffit pas, il faut régulièrement s’occuper de sa messagerie pour que celle-ci reste un outil productif efficace. Et que vos clients puissent communiquer facilement avec votre étude.

Pour un respect maximum de la RGPD et afin d’augmenter encore le niveau de sécurité du processus, des modifications ont été effectuées au niveau de la signature avancée à distance.

RESPECT de la RGPD

Les pièces d’identité qui étaient jusqu’à présents visibles dans le document contenant les CGU Yousign n’apparaissent plus. En effet, la pièce d’identité sera désormais conservée par Yousign, non plus sous sa forme complète et structurelle, mais uniquement via les informations qui la compose : Nom et prénom, Date de naissance, Pays d’émission, Date d’expiration, Bande MRZ. Cette évolution résulte d’une volonté de Yousign de renforcer la conformité avec les exigences européennes dans le cadre du RGPD, ainsi que d’optimiser la sécurité des données des signataires.

SECURITE de la SIGNATURE

Un délai au-delà duquel les signataires devront s’authentifier pour accéder aux liens a été ajouté. Cela permet de restreindre l’accès de ces liens aux notaires et clients destinataires uniquement et de protéger les liens de signature dans le temps. 

Si le lien est ouvert dans les 72h à compter de l’émission de la procédure, cela ne change rien, la procédure s’active directement. Par contre si celui-ci est ouvert au delà des 72h à compter de l’émission de la procédure, un code (mot de passe) est envoyé sur le téléphone portable du client pour qu’il puisse confirmer son identification avant l’ouverture de la procédure de signature.

********

Nous vous rappelons qu’il est possible (après la demande d’activation de AIRMAIL Signature) de procéder, directement de votre logiciel de rédaction AUTHEN.TIC, à des signatures avancées à distance avec vos clients (procurations, compromis, actes sous seing privé) pour un coût unitaire à la signature, sans abonnement.

N’hésitez pas à nous en faire la demande si besoin.

Qu’est-ce qu’un virus ?

Un virus est un programme ou morceau de programme malveillant dont le but est de survivre sur un système informatique (ordinateur, serveur, appareil mobile, etc.) et, bien souvent, d’en atteindre ou d’en parasiter les ressources (données, mémoire, réseau). Le mode de survie peut prendre plusieurs formes : réplication, implantation au sein de programmes légitimes, persistance en mémoire, etc. Pour sa propagation, un virus utilise tous les moyens disponibles : messagerie, partage de fichiers, portes dérobées, page internet frauduleuse, clés USB…

Pour vous protéger, voici 4 réflexes à avoir lors de la réception d’un mail :

1 – N’ayez pas une confiance aveugle dans le nom de l’expéditeur

Soyez donc attentif à tout indice mettant en doute l’origine réelle du courriel, notamment si le message comporte une pièce jointe ou des liens : incohérence de forme ou de fond entre le message reçu et ceux que votre interlocuteur légitime vous envoie d’habitude, par exemple. En cas de doute, contactez votre interlocuteur pour vérifier qu’il est à l’origine du message.
Et même si l’expéditeur est le bon, il a pu, à son insu, vous envoyer un message infecté.
Vous devez admettre que dans le domaine de la messagerie électronique, il n’existe pas d’expéditeur a priori de confiance.

2 – Méfiez-vous des pièces jointes

Elles peuvent contenir des virus ou des espiogiciels. Assurez-vous régulièrement que votre antivirus est activé et à jour. Si votre poste a un comportement anormal (lenteur, écran blanc sporadique, etc.), faites-le contrôler.

3 – Ne répondez jamais à une demande d’informations confidentielles

Les demandes d’informations confidentielles, lorsqu’elles sont légitimes, ne sont jamais faites par courriel (mots de passe, code PIN, coordonnées bancaires, etc.). En cas de doute, là encore, demandez à votre correspondant légitime de confirmer sa demande car vous pouvez être victime d’une tentative de filoutage, ou phishing. Il s’agit d’une technique utilisée par des personnes malveillantes, usurpant généralement l’identité d’un tiers ou simulant un site dans lesquels vous avez a priori confiance (une banque, un site de commerce, etc.) dans le but d’obtenir des informations confidentielles, puis de s’en servir.
Les messages du type chaîne de lettres, porte-bonheur ou pyramide financière, appel à solidarité, alerte virale, ou autres, peuvent cacher une tentative d’escroquerie. Évitez de les relayer, même si vous connaissez l’expéditeur.

4 – Passez votre souris au-dessus des liens, faites attention aux caractères accentués dans le texte ainsi qu’à la qualité du français dans le texte ou de la langue pratiquée par votre interlocuteur

En passant la souris au-dessus du lien proposé, vous pouvez repérer s’il pointe bien vers l’adresse du site annoncée dans le message. Si l’adresse est différente, soyez méfiant, et évitez de cliquer sur le lien. De manière générale, il est préférable de saisir manuellement l’adresse dans le navigateur. Dans la plupart des tentatives de filoutage, notamment lorsqu’elles viennent de l’étranger et que le texte a été traduit par un logiciel, l’orthographe et la tournure des phrases sont d’un niveau très moyen, et les caractères accentués peuvent être mal retranscrits. Toutefois, on constate qu’un nombre croissant de tentatives de filoutage emploie un français correct. Soyez donc le plus vigilant possible lors de la réception de tels messages.

Qu’est-ce qu’un espiogiciel (spyware) ?

Logiciel dont l’objectif est de collecter et de transmettre à des tiers des informations sur l’environnement sur lequel il est installé, sur les usages habituels des utilisateurs du système, à l’insu du propriétaire et de l’utilisateur.

Qu’est-ce qu’un filoutage ?

Vol d’identités ou d’informations confidentielles (codes d’accès, coordonnées bancaires) par subterfuge : un système d’authentification est simulé par un utilisateur malveillant, qui essaie alors de convaincre des usagers de l’utiliser et de communiquer des informations confidentielles, comme s’il s’agissait d’un système légitime.

Remarque : Les sites sont reproduits, après avoir été aspirés. L’utilisateur est souvent invité à visiter le site frauduleux par un courrier électronique.