Une fois le formulaire rempli et validé, nos services vous rappellerons pour effectuer le paramétrage de la nouvelle boîte mail sur le poste du nouveau collaborateur.
En parallèle, nous vous conseillons également de consulter régulièrement votre boîte mail « notaire.fr » sur gérer ma messagerie
Des instructions de paramétrages vous seront envoyés pour vous permettre le paramétrage par vous même si vous le désirez.
Parce que votre satisfaction est au cœur de nos préoccupations, nos équipes sont à votre écoute et se tiennent à votre disposition 5j/7 pour vous accompagner dans les problématiques et l’utilisation de vos logiciels.
Nous restons à votre entière disposition pour toute information complémentaire au 0806 110 421
Toutes les occasions sont bonnes pour avoir un nouveau téléphone. Que cela soit un Apple ou un Android, certaines manipulations sont nécessaires si vous désirez paramétrer les mails de l’étude sur ce nouvel outil.
Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre :
CONFIGURATION D’UN COMPTE EXCHANGE ActiveSync SUR UN iPhone, iPad ou iPod touch
Lorsque vous ajoutez votre compte Exchange ActiveSync, vous pouvez synchroniser vos e-mails, contacts, calendriers, rappels et notes avec votre appareil iOS via une connexion sans fil.
1 | Ajout de votre compte Exchange
Touchez Réglages > Mail > Ajouter un compte > Exchange
2 | Saisie des informations
Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Vous pouvez également saisir une description du compte ou laisser le champ vide.
3 | Connexion au serveur Exchange
Votre appareil iOS tente de localiser votre serveur Exchange. Il peut être nécessaire de saisir des informations supplémentaires sur ce dernier. Si vous avez besoin d’aide, contactez l’administrateur de votre serveur Exchange.
4 | Synchronisez votre contenu
Vous pouvez synchroniser vos e-mails, contacts, calendriers, rappels et notes. Une fois cette opération effectuée, touchez « Enregistrer ».
5 | Modification de vos réglages Exchange
Touchez « Réglages » > « Mail », sélectionnez votre compte Exchange, puis touchez « Infos du compte ». Vous pouvez également effectuer la même opération afin de configurer des réponses automatiques et modifier la fréquence de synchronisation de Mail. Par défaut, Mail se synchronise tous les sept jours.
CONFIGURATION D’UN COMPTE EXCHANGE ActiveSync SUR ANDROID
! ATTENTION ! Cette configuration est valable uniquement pour l’envoi et la réception de mail via l’application OUTLOOK, et non l’application de mail par défaut (la configuration peut aussi marché sur l’appli de base mais aucun test n’a été effectué)
1 | Se rendre dans les réglages du téléphone
2 | Aller dans Comptes & Utilisateurs
3 | Faire « Ajouter un compte »
4 | Indiquer l’adresse mail à configurer
5 | Taper le mot de passe du compte
Normalement le compte ne se connecte pas du premier coup, il va falloir lui indiquer le serveur de messagerie utilisé. Indiquer « mail.authentic-connect.fr » comme ci-dessous.
6 | Une erreur va apparaitre, faire « Connexion »
Vous retrouvez donc le compte configurer
7 | mettre vos codes
Adresse mail
/nom d’utilisateur : prénom.nom@nocrpcen.mailnot.fr
AUTHEN.TIC intègre la signature « avancée » d’actes sous seing privé à distance, grâce à un partenariat avec Yousign.
nous avons intégrés 52 nouveaux actes, et documents, à la signature électronique avancée AIRMAIL Signature.
La liste des actes ajoutés est la suivante :
Convention de remise anticipée des clefs
Substitution à compromis de vente
Compromis de cession de parts sociales
Statuts de Société coopérative agricole
Statuts de G.I.E.
Résiliation compromis vente d’immeuble
Attestation rectificative
Dissolution de pacte civil de solidarité
Compromis de cession de B.R.S.
Promesse de cession de B.R.S.
Statuts de G.F.A.
Statuts de S.A.
Statuts de S.A.R.L.
Statuts de G.A.E.C.
Statuts de S.A.S.
Compromis de cession de fonds
Compromis de vente d’immeuble
Promesse de vente d’immeuble
Mandat de gestion
Cession de contrôle
Compromis vente d’immeuble et fonds
Promesse de licitation
Compromis de cession de fonds agricole
Convention de trésorerie
Convention de garantie d’actif et passif
Mandat de cession de fonds
Convention de séquestre
Convention de compte courant
Conciliation conventionnelle
Convention d’intégration fiscale
Promesse de cession de fonds agricole
Echange de titres
Statuts de S.E.L.A.S.
Trame de transformation de société
Contrat de location saisonnière
Procuration pour constitution servitude
Cession de parts sociales ou d’actions
Mandat de vente d’immeuble
Pacte d’actionnaires
Compromis de cession de droit au bail
Dissolution de société
Note de renseignements
Avenant à compromis de vente
Avenant à promesse de vente
Statuts de Société civile de moyens
Promesse d’achat d’immeuble
Transformation de SARL en SAS
Distribution du prix par contribution
Compromis de cession de fonds libéral
Licitation de parts sociales
Statuts de G.F.R.
Convention de croupier
Nous vous rappelons que cette liste s’ajoute aux procurations et compromis qui étaient déjà intégrés.
Si vous désirez un accès à ce module nous vous rappelons que vous pouvez faire une demande sur contact@fichorga.fr
L’option signature avancée sera intégrée au module AIRMAIL si vous en faites la demande. Ce service est « à la consommation » et « sans engagement« .
Un service supplémentaire à proposer à vos clients ! Une productivité accrue pour votre office ! Une simplicité d’usage pour l’ensemble des collaborateurs !
La Fédération Nationale SAFER souhaite rappeler les modalités de règlement des réponses anticipées des Safer, suite aux notifications dématérialisées des offices :
L’ordre de virement doit obligatoirement indiquer dans son libellé, le n° de facture de la Safer et, si possible, le n° de notification figurant dans l’objet de la facture.
Le règlement des réponses anticipées ne doit être effectué qu’à réception de la facture de la SAFER interrogée, par virement sur le compte figurant sur la facture reçue.
Un service de Lettre Recommandée Electronique qualifiée est intégré à notre offre AIRMAIL.
FICHORGA est labellisée pour la LRE à travers son partenaire EQUISIGN.
Notre partenaire EQUISIGN est cité parmi les solutions sécurisées validées par la profession.
Nous vous rappelons que si vous désirez avoir accès à ce service qui peut être intégré à votre outil informatique pour plus de souplesse, il suffit de nous faire la demande d’accès au service AIRMAIL – LRE, soit par mail sur contact@fichorga.fr soit par téléphone au 0806.110.421
Nous avons été informé que la plateforme Planète dont dépendent les dépôts Téléacte rencontre des difficultés.
Depuis quelques jours persiste pour certaines études un problème de dépôt téléacte.
Si les requêtes vers Planète échouent, il est conseillé de réitérer les envois.
Notre service client est donc dans l’incapacité de vous aider sur ce sujet, puisque seul REAL a la main sur la plateforme en question.
C’est à priori un problème de saturation des connexions à la plateforme Planète, par laquelle tous les dépôts (peu importe le logiciel de rédaction) passent. Cette saturation provoque des lenteurs dans les flux. Nous ne pouvons donc résoudre cet incident, puisque cette plateforme est gérée par REAL.
Les dépôts passent à priori au compte goutte et il est donc conseillé de réitérer les dépôts à différents moments de la journée.
Suite aux dernières informations reçues de leur part, les perturbations devraient diminuer peu à peu tout au long de la semaine du 22 au 27 mars, et normalement cela devrait revenir à la normale pour la semaine suivante.
Les actes authentiques Micen devront dorénavant être doublement signés.
La signature avec la clé REAL du Notaire devra également, et obligatoirement, être accompagnée de la « signature manuscrite sur tablette numérique » de celui-ci.
Pour faire suite à la demande récente des instances notariales quant à cette obligation, une modification a été effectuée sur le logiciel de rédaction d’actes AUTHEN.TIC, afin de rendre cette étape obligatoire, en plus de la signature par la clé REAL.
La version concernant cette adaptation va être déployée dans les jours à venir par une mise à jour chez l’ensemble de nos clients afin de respecter les pré-requis de la profession.
Procédure :
Une fois la signature manuscrite apposée sur la tablette numérique elle doit être validée par le biais du bouton « validation de la signature » qui se trouve en bas à gauche de l’écran.
Sinon retrouvez la procédure dans l’aide en ligne :
Après avoir effectué votre signature manuscrite sur la tablette numérique, validez celle-ci en cliquant sur le bouton de validation de signature (visuel ci-dessus)
Les échanges de mails sont devenus un standard dans nos moyens de communication. Ceux-ci, de plus en plus nombreux prennent beaucoup de place dans nos vies professionnelles et dans nos systèmes informatiques. Si un nettoyage chronique n’est pas fait, ils peuvent devenir source de problèmes et de blocages (en plus d’être source de pollution numérique) dans notre quotidien.
Pour éviter les « boite pleine » ou autre « message non délivré », un nettoyage régulier s’impose !
Comment archiver ses mails avec Outlook ?
A – Se rendre dans le menu Fichier de Outlook :
B – Choisir votre compte de messagerie puis allez sur outils.
Il faut au préalable que vous connaissiez la version d’Office que vous utilisez. Pour cela vous pouvez cliquer sur le lien ci-dessous qui vous donne la marche à suivre afin d’obtenir cette information si vous ne l’avez pas:
C – Une fenêtre s’ouvre et vous demande
de définir un endroit pour stocker l’archive et une date.
Vous devez
définir une date pour laquelle on archive les éléments antérieurs ainsi que
l’endroit où sera stocké l’archive.
Faire OK pour que l’archivage commence, vous
verrez un message apparaître en bas de votre messagerie.
A savoir
Pour plus
d’efficacité pensez à sélectionner la boîte au lettre (élément le plus haut
dans la liste des dossiers). Ainsi vous archiverez les éléments pour l’ensemble
de la boîte et non pour un dossier en particulier.
Le
processus régénère l’arborescence de votre boîte mails pour retrouver
facilement vos messages.
Votre archive
est consultable directement sous votre Boîte mail sous le nom Archives (vous
pouvez renommer le nom).
Tout est ainsi classé vous y trouverez les messages envoyés, les messages supprimés et le reste de vos Emails de votre boîte de réception ainsi que ses sous dossiers.
Bien évidemment il est fortement conseillé d’éliminer tous les mails qui ne sont pas primordiaux et qui sont alors source de pollution et d’encombrement inutile.
Il est également conseillé de nettoyer régulièrement votre boite @notaires.fr afin d’éviter qu’elle ne soit pleine :
Comment éviter que votre boîte en @notaires.fr ne soit pleine ?
A gauche vous pouvez constater le taux d’occupation de la boîte mail.
Pour la vider il vous suffit de sélectionner tous les messages et de les supprimer, il faudra répéter l’opération en vous plaçant dans le dossier de la corbeille.
Un grand nettoyage de printemps ne suffit pas, il faut régulièrement s’occuper de sa messagerie pour que celle-ci reste un outil productif efficace. Et que vos clients puissent communiquer facilement avec votre étude.
Pour un respect maximum de la RGPD et afin d’augmenter encore le niveau de sécurité du processus, des modifications ont été effectuées au niveau de la signature avancée à distance.
RESPECT de la RGPD
Les pièces d’identité qui étaient jusqu’à présents visibles dans le document contenant les CGU Yousign n’apparaissent plus. En effet, la pièce d’identité sera désormais conservée par Yousign, non plus sous sa forme complète et structurelle, mais uniquement via les informations qui la compose : Nom et prénom, Date de naissance, Pays d’émission, Date d’expiration, Bande MRZ. Cette évolution résulte d’une volonté de Yousign de renforcer la conformité avec les exigences européennes dans le cadre du RGPD, ainsi que d’optimiser la sécurité des données des signataires.
SECURITE de la SIGNATURE
Un délai au-delà duquel les signataires devront s’authentifier pour accéder aux liens a été ajouté. Cela permet de restreindre l’accès de ces liens aux notaires et clients destinataires uniquement et de protéger les liens de signature dans le temps.
Si le lien est ouvert dans les 72h à compter de l’émission de la procédure, cela ne change rien, la procédure s’active directement. Par contre si celui-ci est ouvert au delà des 72h à compter de l’émission de la procédure, un code (mot de passe) est envoyé sur le téléphone portable du client pour qu’il puisse confirmer son identification avant l’ouverture de la procédure de signature.
********
Nous vous rappelons qu’il est possible (après la demande d’activation de AIRMAIL Signature) de procéder, directement de votre logiciel de rédaction AUTHEN.TIC, à des signatures avancées à distance avec vos clients (procurations, compromis, actes sous seing privé) pour un coût unitaire à la signature, sans abonnement.
N’hésitez pas à nous en faire la demande si besoin.
Un virus est un programme ou morceau de programme malveillant dont le but est de survivre sur un système informatique (ordinateur, serveur, appareil mobile, etc.) et, bien souvent, d’en atteindre ou d’en parasiter les ressources (données, mémoire, réseau). Le mode de survie peut prendre plusieurs formes : réplication, implantation au sein de programmes légitimes, persistance en mémoire, etc. Pour sa propagation, un virus utilise tous les moyens disponibles : messagerie, partage de fichiers, portes dérobées, page internet frauduleuse, clés USB…
Pour vous protéger, voici 4 réflexes à avoir lors de la réception d’un mail :
1 – N’ayez pas une confiance aveugle dans le nom de l’expéditeur
Soyez donc attentif à tout indice mettant en doute l’origine réelle du courriel, notamment si le message comporte une pièce jointe ou des liens : incohérence de forme ou de fond entre le message reçu et ceux que votre interlocuteur légitime vous envoie d’habitude, par exemple. En cas de doute, contactez votre interlocuteur pour vérifier qu’il est à l’origine du message. Et même si l’expéditeur est le bon, il a pu, à son insu, vous envoyer un message infecté. Vous devez admettre que dans le domaine de la messagerie électronique, il n’existe pas d’expéditeur a priori de confiance.
2 – Méfiez-vous des pièces jointes
Elles peuvent contenir des virus ou des espiogiciels. Assurez-vous régulièrement que votre antivirus est activé et à jour. Si votre poste a un comportement anormal (lenteur, écran blanc sporadique, etc.), faites-le contrôler.
3 – Ne répondez jamais à une demande d’informations confidentielles
Les demandes d’informations confidentielles, lorsqu’elles sont légitimes, ne sont jamais faites par courriel (mots de passe, code PIN, coordonnées bancaires, etc.). En cas de doute, là encore, demandez à votre correspondant légitime de confirmer sa demande car vous pouvez être victime d’une tentative de filoutage, ou phishing. Il s’agit d’une technique utilisée par des personnes malveillantes, usurpant généralement l’identité d’un tiers ou simulant un site dans lesquels vous avez a priori confiance (une banque, un site de commerce, etc.) dans le but d’obtenir des informations confidentielles, puis de s’en servir. Les messages du type chaîne de lettres, porte-bonheur ou pyramide financière, appel à solidarité, alerte virale, ou autres, peuvent cacher une tentative d’escroquerie. Évitez de les relayer, même si vous connaissez l’expéditeur.
4 – Passez votre souris au-dessus des liens, faites attention aux caractères accentués dans le texte ainsi qu’à la qualité du français dans le texte ou de la langue pratiquée par votre interlocuteur
En passant la souris au-dessus du lien proposé, vous pouvez repérer s’il pointe bien vers l’adresse du site annoncée dans le message. Si l’adresse est différente, soyez méfiant, et évitez de cliquer sur le lien. De manière générale, il est préférable de saisir manuellement l’adresse dans le navigateur. Dans la plupart des tentatives de filoutage, notamment lorsqu’elles viennent de l’étranger et que le texte a été traduit par un logiciel, l’orthographe et la tournure des phrases sont d’un niveau très moyen, et les caractères accentués peuvent être mal retranscrits. Toutefois, on constate qu’un nombre croissant de tentatives de filoutage emploie un français correct. Soyez donc le plus vigilant possible lors de la réception de tels messages.
Qu’est-ce qu’un espiogiciel (spyware) ?
Logiciel dont l’objectif est de collecter et de transmettre à des tiers des informations sur l’environnement sur lequel il est installé, sur les usages habituels des utilisateurs du système, à l’insu du propriétaire et de l’utilisateur.
Qu’est-ce qu’un filoutage ?
Vol d’identités ou d’informations confidentielles (codes d’accès, coordonnées bancaires) par subterfuge : un système d’authentification est simulé par un utilisateur malveillant, qui essaie alors de convaincre des usagers de l’utiliser et de communiquer des informations confidentielles, comme s’il s’agissait d’un système légitime.
Remarque : Les sites sont reproduits, après avoir été aspirés. L’utilisateur est souvent invité à visiter le site frauduleux par un courrier électronique.
