Catégorie : authentic-cloud

| INFORMATIONS LOGICIELS |

Ce week-end tous nos techniciens se sont appliqués à faire redémarrer AUTHEN.TIC et JURIS Web.

Pour une question de sécurité, il a été nécessaire de redémarrer nos logiciels de rédaction d’actes et de comptabilité en mode « dégradé ».

Le mode « dégradé » consiste à redémarrer les services un à un afin d’assurer une protection maximale de vos infrastructures.

Au cours des prochaines 48h, toutes les fonctionnalités principales seront de nouveau opérationnelles.

Une phase de redémarrage ultérieure est prévue pour les modules optionnels (Izinot, YouSign, LRE…), la priorité étant donné au cœur du logiciel.

A cette heure, la moitié des clients sont totalement opérationnels (sauf pour les modules évoqués ci-dessus), l’autre moitié est en cours de réactivation. Ainsi, pour ces derniers, certaines actions sont donc encore non réalisables telles que la sauvegarde journalière sous Juris Web ou la rédaction d’actes sous Word. Ces éléments vont être réactivés dans les prochaines heures.

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| MAILS |

Concernant les mails, comme mentionné dans notre précédente communication, la phase de redémarrage se fera dans un second temps. En attendant, nous vous rappelons que vous pouvez utiliser le Webmail pour consulter et envoyer vos mails.

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| SERVICE CLIENT |

Nous avons priorisé le redémarrage des clients, mais de notre côté, nous sommes hélas toujours sans nos outils de travail. Notre service client est donc limité dans ces actions. Nous faisons notre maximum.

Pour nous joindre, seul notre standard est actif (nous ne recevons pas de mails)

• Service client au 0806.110.421

Nos moyens de communication sont logiquement impactés. Nous allons passer prioritairement par le blog du logiciel AUTHEN.TIC qui nous permet de toucher tous les utilisateurs de la rédaction d’actes.

Pour la comptabilité, il existe un groupe Facebook dédié à JURIS Web : « JURIS Web Conseils & discussions » que les comptables peuvent rejoindre afin d’avoir accès à la communication dédiée à ce logiciel.

Cordialement.

| CNIL |

Pour faire suite à l’incident en cours.

Comme mentionné dans le mail d’ADNOV hier soir, vous devez faire une déclaration à la CNIL par précaution que vous soyez touchés au niveau des mails comme au niveau des logiciels.

Voici le lien pour faire votre déclaration initiale : https://notifications.cnil.fr/notifications/index

Les informations dont vous avez besoin sont les suivantes :

· Nature de la violation : perte de la disponibilité

Sachant que de notre côté nous avons fait toutes les démarches auprès des autorités compétentes et les instances de la profession ont été prévenues dès le début de l’incident de sécurité.

Cordialement.

| PROCÉDURE ACCES WEBMAIL |

Comme vous le savez, les moyens de communication que nous avons à notre disposition sont très limités.

Comme précisé hier, vous avez la possibilité de passer par le webmail afin d’avoir accès à vos mails. Ci-après la procédure à suivre :

N°1 : Vous devez vous rendre sur : webmail.notaires.fr

N°2 : Connectez-vous avec vos identifiants habituels.

N°3 : Rendez-vous dans « options » puis « transfert ».

N°4 : Vous devez cocher la case « conserver une copie du message ».

Avec cette manipulation, vous allez pouvoir envoyer et recevoir vos mails. Mais n’oubliez pas que votre webmail est limité à 1GO de stockage ; ainsi vous ne pourrez y stocker que très peu de mails. Vous devrez donc les supprimer au fur et à mesure pour avoir accès à l’intégralité de vos mails.

Cordialement.

| ATTENTION COUPURE |

Pour une question de sécurité nous nous trouvons dans l’obligation de couper un serveur complet et de ne pas le faire basculer sur un autre serveur de suite.

Nous prévenons que nos études vont être coupés dans les minutes à venir.
Nous nous excusons par avance mais si nous prenons cette décision drastique c’est pour vous protéger.

Nous revenons vers vous dès que nous aurons plus d’informations à vous communiquer.

Cette coupure peut durer plusieurs heures.

Nous vous conseillons d’imprimer vos actes à signer de suite.

L’échéance approche !

PERVAL – BIEN deviendra très bientôt une condition obligatoire à Télé@ctes.

Il est donc impératif, dès aujourd’hui, de bien remplir les informations PERVAL BIEN pour chaque acte de vente. En effet, si les flux PERVAL BIEN ne sont pas effectués, Télélacter ne sera plus possible.

Prendre dès à présent de bonnes habitudes évitera de se retrouver devant des rejets de dépôts téléactes et de prendre le risque de pénalités de retard.

Rares sont les études qui « pervalisent » la totalité de leurs actes de vente, il est grand temps de s’y mettre !

La société Fichorga est homologuée pour la version 5 de PERVAL BIEN depuis le 21 avril.

PERVAL BIEN V5 d’AUTHEN.TIC est donc en phase pilote dans plusieurs études avant sa labellisation définitive. Une fois la labellisation validée par la profession, une mise à jour sera lancée vers l’ensemble de nos clients.

D’ici là appliquez vous bien à informer PERVAL-BIEN sur tous vos actes de vente avant de téléacter !

La profession est intransigeante sur ce point.

Bon courage à tous.

 

Si vous avez besoin de soutien vous pouvez nous joindre :

par téléphone au 0806.110.421 (Coût d’un appel local)

=> Laissez nous votre message auprès du standard et notre service client vous rappelle au plus vite pour vous aider.

par mail sur assistance@fichorga.fr

=> Envoyer nous un mail avec les éléments suivants :

1 – Le sujet de votre demande,

2 – votre numéro de CRPCEN,

3 – votre ligne directe (si vous en avez une) ou votre numéro de portable si vous êtes en télétravail.

Toutes ces informations permettront à nos collaborateurs de vous rappeler avec plus d’efficacité.

Nous vous rappelons également qu’un mode opératoire de l’utilisation de votre logiciel de rédaction d’actes est disponible :

Rubrique | Menu Aide / Documentation

Lorsqu’un nouveau collaborateur intègre votre étude, il est nécessaire de demander la création d’une nouvelle boîte mail.

Pour cela il existe une procédure :

IMPORTANT A SAVOIR AU PREALABLE

Le support client ne pourra intervenir qu’à condition que les prérequis ci-dessous soient tous respectés :

| L’adresse de messagerie « notaires.fr » doit être activée par REALNOT en amont

| L’adresse de messagerie doit être nominative

| Le poste sur lequel elle sera installée doit être équipé au minimum de Microsoft Outlook 2013.

Une fois ces prérequis respectés, merci de compléter le formulaire en ligne en cliquant sur le lien ci-dessous :

Cliquez ici

Une fois le formulaire rempli et validé, nos services vous rappellerons pour effectuer le paramétrage de la nouvelle boîte mail sur le poste du nouveau collaborateur.

En parallèle, nous vous conseillons également de consulter régulièrement votre boîte mail « notaire.fr » sur gérer ma messagerie

Des instructions de paramétrages vous seront envoyés pour vous permettre le paramétrage par vous même si vous le désirez.

Parce que votre satisfaction est au cœur de nos préoccupations, nos équipes sont à votre écoute et se tiennent à votre disposition 5j/7 pour vous accompagner dans les problématiques et l’utilisation de vos logiciels.

Nous restons à votre entière disposition pour toute information complémentaire au 0806 110 421

Toutes les occasions sont bonnes pour avoir un nouveau téléphone. Que cela soit un Apple ou un Android, certaines manipulations sont nécessaires si vous désirez paramétrer les mails de l’étude sur ce nouvel outil.

Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre :

CONFIGURATION D’UN COMPTE EXCHANGE ActiveSync SUR UN iPhone, iPad ou iPod touch

Lorsque vous ajoutez votre compte Exchange ActiveSync, vous pouvez synchroniser vos e-mails, contacts, calendriers, rappels et notes avec votre appareil iOS via une connexion sans fil.

1 | Ajout de votre compte Exchange

Touchez Réglages > Mail > Ajouter un compte > Exchange

2 | Saisie des informations

Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Vous pouvez également saisir une description du compte ou laisser le champ vide.

3 | Connexion au serveur Exchange

Votre appareil iOS tente de localiser votre serveur Exchange. Il peut être nécessaire de saisir des informations supplémentaires sur ce dernier. Si vous avez besoin d’aide, contactez l’administrateur de votre serveur Exchange.

4 | Synchronisez votre contenu

Vous pouvez synchroniser vos e-mails, contacts, calendriers, rappels et notes. Une fois cette opération effectuée, touchez « Enregistrer ».

5 | Modification de vos réglages Exchange

Touchez « Réglages » > « Mail », sélectionnez votre compte Exchange, puis touchez « Infos du compte ». Vous pouvez également effectuer la même opération afin de configurer des réponses automatiques et modifier la fréquence de synchronisation de Mail. Par défaut, Mail se synchronise tous les sept jours.

CONFIGURATION D’UN COMPTE EXCHANGE ActiveSync SUR ANDROID

! ATTENTION ! Cette configuration est valable uniquement pour l’envoi et la réception de mail via l’application OUTLOOK, et non l’application de mail par défaut (la configuration peut aussi marché sur l’appli de base mais aucun test n’a été effectué)

1 | Se rendre dans les réglages du téléphone

2 | Aller dans Comptes & Utilisateurs

3 | Faire « Ajouter un compte »

4 | Indiquer l’adresse mail à configurer

5 | Taper le mot de passe du compte

Normalement le compte ne se connecte pas du premier coup, il va falloir lui indiquer le serveur de messagerie utilisé. Indiquer « mail.authentic-connect.fr » comme ci-dessous.

6 | Une erreur va apparaitre, faire « Connexion »

Vous retrouvez donc le compte configurer

7 | mettre vos codes

Adresse mail /nom d’utilisateur : prénom.nom@nocrpcen.mailnot.fr

Mot de passe : xxxxxxxx (votre mot de passe)

AUTHEN.TIC intègre la signature « avancée » d’actes sous seing privé à distance, grâce à un partenariat avec Yousign.

nous avons intégrés 52 nouveaux actes, et documents, à la signature électronique avancée AIRMAIL Signature.

La liste des actes ajoutés est la suivante :

• Convention de remise anticipée des clefs
• Substitution à compromis de vente
• Compromis de cession de parts sociales
• Statuts de Société coopérative agricole
• Statuts de G.I.E.
• Résiliation compromis vente d’immeuble
• Attestation rectificative
• Dissolution de pacte civil de solidarité
• Compromis de cession de B.R.S.
• Promesse de cession de B.R.S.
• Statuts de G.F.A.
• Statuts de S.A.
• Statuts de S.A.R.L.
• Statuts de G.A.E.C.
• Statuts de S.A.S.
• Compromis de cession de fonds
• Compromis de vente d’immeuble
• Promesse de vente d’immeuble
• Mandat de gestion
• Cession de contrôle
• Compromis vente d’immeuble et fonds
• Promesse de licitation
• Compromis de cession de fonds agricole
• Convention de trésorerie
• Convention de garantie d’actif et passif
• Mandat de cession de fonds
• Convention de séquestre
• Convention de compte courant
• Conciliation conventionnelle
• Convention d’intégration fiscale
• Promesse de cession de fonds agricole
• Echange de titres
• Statuts de S.E.L.A.S.
• Trame de transformation de société
• Contrat de location saisonnière
• Procuration pour constitution servitude
• Cession de parts sociales ou d’actions
• Mandat de vente d’immeuble
• Pacte d’actionnaires
• Compromis de cession de droit au bail
• Dissolution de société
• Note de renseignements
• Avenant à compromis de vente
• Avenant à promesse de vente
• Statuts de Société civile de moyens
• Promesse d’achat d’immeuble
• Transformation de SARL en SAS
• Distribution du prix  par contribution
• Compromis de cession de fonds libéral
• Licitation de parts sociales
• Statuts de G.F.R.
• Convention de croupier

Nous vous rappelons que cette liste s’ajoute aux procurations et compromis qui étaient déjà intégrés.

Si vous désirez un accès à ce module nous vous rappelons que vous pouvez faire une demande sur contact@fichorga.fr

L’option signature avancée sera intégrée au module AIRMAIL si vous en faites la demande. Ce service est « à la consommation » et « sans engagement« .

Un service supplémentaire à proposer à vos clients ! Une productivité accrue pour votre office ! Une simplicité d’usage pour l’ensemble des collaborateurs !

La Fédération Nationale SAFER souhaite rappeler les modalités de règlement des réponses anticipées des Safer, suite aux notifications dématérialisées des offices :

L’ordre de virement doit obligatoirement indiquer dans son libellé, le n° de facture de la Safer et, si possible, le n° de notification figurant dans l’objet de la facture.

Le règlement des réponses anticipées ne doit être effectué qu’à réception de la facture de la SAFER interrogée, par virement sur le compte figurant sur la facture reçue.