Catégorie : authentic-cloud

Les échanges de mails sont devenus un standard dans nos moyens de communication. Ceux-ci, de plus en plus nombreux prennent beaucoup de place dans nos vies professionnelles et dans nos systèmes informatiques. Si un nettoyage chronique n’est pas fait, ils peuvent devenir source de problèmes et de blocages (en plus d’être source de pollution numérique) dans notre quotidien.

Pour éviter les « boite pleine » ou autre « message non délivré », un nettoyage régulier s’impose !

Comment archiver ses mails avec Outlook ?

A – Se rendre dans le menu Fichier de Outlook :

B – Choisir votre compte de messagerie puis allez sur outils.

Il faut au préalable que vous connaissiez la version d’Office que vous utilisez. Pour cela vous pouvez cliquer sur le lien ci-dessous qui vous donne la marche à suivre afin d’obtenir cette information si vous ne l’avez pas:

À propos d’Office : identifier la version d’Office que j’utilise – Support Office (microsoft.com)

Si vous êtes en Outlook 2016

choisir « nettoyage des éléments »

Si vous êtes en Outlook 2010 ou 2013

choisir « Archiver »

C – Une fenêtre s’ouvre et vous demande de définir un endroit pour stocker l’archive et une date.

Vous devez définir une date pour laquelle on archive les éléments antérieurs ainsi que l’endroit où sera stocké l’archive.

Faire OK pour que l’archivage commence, vous verrez un message apparaître en bas de votre messagerie.

A savoir

Pour plus d’efficacité pensez à sélectionner la boîte au lettre (élément le plus haut dans la liste des dossiers). Ainsi vous archiverez les éléments pour l’ensemble de la boîte et non pour un dossier en particulier.

Le processus régénère l’arborescence de votre boîte mails pour retrouver facilement vos messages.

Votre archive est consultable directement sous votre Boîte mail sous le nom Archives (vous pouvez renommer le nom).

Tout est ainsi classé vous y trouverez les messages envoyés, les messages supprimés et le reste de vos Emails de votre boîte de réception ainsi que ses sous dossiers.

Bien évidemment il est fortement conseillé d’éliminer tous les mails qui ne sont pas primordiaux et qui sont alors source de pollution et d’encombrement inutile.

Il est également conseillé de nettoyer régulièrement votre boite @notaires.fr afin d’éviter qu’elle ne soit pleine :

Comment éviter que votre boîte en @notaires.fr ne soit pleine ?

Rendez-vous sur le Webmail de real ( https://webmail.notaires.fr ) munis de vos identifiants.

A gauche vous pouvez constater le taux d’occupation de la boîte mail.

Pour la vider il vous suffit de sélectionner tous les messages et de les supprimer, il faudra répéter l’opération en vous plaçant dans le dossier de la corbeille.

Un grand nettoyage de printemps ne suffit pas, il faut régulièrement s’occuper de sa messagerie pour que celle-ci reste un outil productif efficace. Et que vos clients puissent communiquer facilement avec votre étude.

Pour un respect maximum de la RGPD et afin d’augmenter encore le niveau de sécurité du processus, des modifications ont été effectuées au niveau de la signature avancée à distance.

RESPECT de la RGPD

Les pièces d’identité qui étaient jusqu’à présents visibles dans le document contenant les CGU Yousign n’apparaissent plus. En effet, la pièce d’identité sera désormais conservée par Yousign, non plus sous sa forme complète et structurelle, mais uniquement via les informations qui la compose : Nom et prénom, Date de naissance, Pays d’émission, Date d’expiration, Bande MRZ. Cette évolution résulte d’une volonté de Yousign de renforcer la conformité avec les exigences européennes dans le cadre du RGPD, ainsi que d’optimiser la sécurité des données des signataires.

SECURITE de la SIGNATURE

Un délai au-delà duquel les signataires devront s’authentifier pour accéder aux liens a été ajouté. Cela permet de restreindre l’accès de ces liens aux notaires et clients destinataires uniquement et de protéger les liens de signature dans le temps. 

Si le lien est ouvert dans les 72h à compter de l’émission de la procédure, cela ne change rien, la procédure s’active directement. Par contre si celui-ci est ouvert au delà des 72h à compter de l’émission de la procédure, un code (mot de passe) est envoyé sur le téléphone portable du client pour qu’il puisse confirmer son identification avant l’ouverture de la procédure de signature.

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Nous vous rappelons qu’il est possible (après la demande d’activation de AIRMAIL Signature) de procéder, directement de votre logiciel de rédaction AUTHEN.TIC, à des signatures avancées à distance avec vos clients (procurations, compromis, actes sous seing privé) pour un coût unitaire à la signature, sans abonnement.

N’hésitez pas à nous en faire la demande si besoin.

Qu’est-ce qu’un virus ?

Un virus est un programme ou morceau de programme malveillant dont le but est de survivre sur un système informatique (ordinateur, serveur, appareil mobile, etc.) et, bien souvent, d’en atteindre ou d’en parasiter les ressources (données, mémoire, réseau). Le mode de survie peut prendre plusieurs formes : réplication, implantation au sein de programmes légitimes, persistance en mémoire, etc. Pour sa propagation, un virus utilise tous les moyens disponibles : messagerie, partage de fichiers, portes dérobées, page internet frauduleuse, clés USB…

Pour vous protéger, voici 4 réflexes à avoir lors de la réception d’un mail :

1 – N’ayez pas une confiance aveugle dans le nom de l’expéditeur

Soyez donc attentif à tout indice mettant en doute l’origine réelle du courriel, notamment si le message comporte une pièce jointe ou des liens : incohérence de forme ou de fond entre le message reçu et ceux que votre interlocuteur légitime vous envoie d’habitude, par exemple. En cas de doute, contactez votre interlocuteur pour vérifier qu’il est à l’origine du message.
Et même si l’expéditeur est le bon, il a pu, à son insu, vous envoyer un message infecté.
Vous devez admettre que dans le domaine de la messagerie électronique, il n’existe pas d’expéditeur a priori de confiance.

2 – Méfiez-vous des pièces jointes

Elles peuvent contenir des virus ou des espiogiciels. Assurez-vous régulièrement que votre antivirus est activé et à jour. Si votre poste a un comportement anormal (lenteur, écran blanc sporadique, etc.), faites-le contrôler.

3 – Ne répondez jamais à une demande d’informations confidentielles

Les demandes d’informations confidentielles, lorsqu’elles sont légitimes, ne sont jamais faites par courriel (mots de passe, code PIN, coordonnées bancaires, etc.). En cas de doute, là encore, demandez à votre correspondant légitime de confirmer sa demande car vous pouvez être victime d’une tentative de filoutage, ou phishing. Il s’agit d’une technique utilisée par des personnes malveillantes, usurpant généralement l’identité d’un tiers ou simulant un site dans lesquels vous avez a priori confiance (une banque, un site de commerce, etc.) dans le but d’obtenir des informations confidentielles, puis de s’en servir.
Les messages du type chaîne de lettres, porte-bonheur ou pyramide financière, appel à solidarité, alerte virale, ou autres, peuvent cacher une tentative d’escroquerie. Évitez de les relayer, même si vous connaissez l’expéditeur.

4 – Passez votre souris au-dessus des liens, faites attention aux caractères accentués dans le texte ainsi qu’à la qualité du français dans le texte ou de la langue pratiquée par votre interlocuteur

En passant la souris au-dessus du lien proposé, vous pouvez repérer s’il pointe bien vers l’adresse du site annoncée dans le message. Si l’adresse est différente, soyez méfiant, et évitez de cliquer sur le lien. De manière générale, il est préférable de saisir manuellement l’adresse dans le navigateur. Dans la plupart des tentatives de filoutage, notamment lorsqu’elles viennent de l’étranger et que le texte a été traduit par un logiciel, l’orthographe et la tournure des phrases sont d’un niveau très moyen, et les caractères accentués peuvent être mal retranscrits. Toutefois, on constate qu’un nombre croissant de tentatives de filoutage emploie un français correct. Soyez donc le plus vigilant possible lors de la réception de tels messages.

Qu’est-ce qu’un espiogiciel (spyware) ?

Logiciel dont l’objectif est de collecter et de transmettre à des tiers des informations sur l’environnement sur lequel il est installé, sur les usages habituels des utilisateurs du système, à l’insu du propriétaire et de l’utilisateur.

Qu’est-ce qu’un filoutage ?

Vol d’identités ou d’informations confidentielles (codes d’accès, coordonnées bancaires) par subterfuge : un système d’authentification est simulé par un utilisateur malveillant, qui essaie alors de convaincre des usagers de l’utiliser et de communiquer des informations confidentielles, comme s’il s’agissait d’un système légitime.

Remarque : Les sites sont reproduits, après avoir été aspirés. L’utilisateur est souvent invité à visiter le site frauduleux par un courrier électronique.

FICHORGA est labellisé pour la Lettre Recommandée Electronique (LRE) via son module AIRMAIL.

QUELS SONT LES DIFFERENTS SERVICES INTEGRES D’AIRMAIL ?

=> LES COURRIERS DEMATERIALISES *

| L’envoi dématérialisé de courriers simples et recommandés

Du coté de l’étude c’est une dématérialisation des envois directement du logiciel de rédaction pour un gain de temps et de productivité. Et une facilité de traitement à distance (comme en télétravail par exemple).

Le client quand à lui reçoit les courriers papiers. Pour le recommandé, celui-ci, une fois signé, revient, scanné par la poste, dans le dossier du client.

| L’envoi électronique de courriers recommandés (LRE)

Pour la LRE le processus est entièrement dématérialisé, de l’envoi par l’étude à la signature qualifiée et sécurisée par le client et au retour de la lettre dans le dossier concerné.

=> LA SIGNATURE A DISTANCE

La signature « avancée » d’actes sous seing privé en partenariat avec l’entreprise française Yousign

| Procurations | Compromis | Actes SSP

Ce service est intégré à votre logiciel de rédaction et permet :

• une fluidité d’usage
• un gain de temps
• une sécurité juridique
• une signature certifiée
• un retour automatique au sein des dossiers
• un archivage organisé
• une aide à la continuité de l’activité
• un service supplémentaire offert aux clients de votre étude
• un pas supplémentaire dans la dématérialisation
• Un soutien de notre service client si besoin

QUAND CES SERVICES SONT-ILS EFFECTIFS ?

Lorsque vous souscrivez à AIRMAIL via le bon d’activation, il faut alors compter 3 jours pour que l’activation des signatures avancées soit effective au sein de votre étude.

Pour la LRE, le processus prend 2 semaines. En effet, la procédure de mise en place de la LRE demande des manipulations techniques sur vos postes (faites à distance). Aussi, dans la semaine qui suit votre demande d’activation, un technicien de chez Fichorga vous contacte pour prendre RDV afin de planifier une intervention technique distanciée pour paramétrer tous les postes de l’étude.

Une fois ce rendez-vous technique de paramétrage et d’activation effectué, vous serez en mesure d’envoyer, simplement, vos lettres recommandées électroniques.

QUELS SONT LES COUTS DE CES SERVICES ?

Nous rappelons que le coût de ces services est :

| A la consommation | Sans abonnement | Sans engagement de durée

Seul un coût unique de mis en service technique pour la LRE est attribué. Vous retrouverez toutes ces informations sur le bon d’activation.

COMMENT ADHERER A CES SERVICES ?

Pour toute demande de souscription, envoyer un mail sur contact@fichorga.fr (en précisant votre nom, numéro de téléphone et CRPCEN) afin de pouvoir être rappelé pour d’éventuels compléments d’informations et obtenir le bon d’activation à renvoyer signé.

*Attention, un office ayant auparavant souscrit à AIRMAIL (sans la LRE ou la signature avancée à distance) doit revalider un bon d’activation afin de pouvoir avoir accès à ces nouveaux services.

La gestion intégrée des appels permet de saisir les appels reçus dans le logiciel et de  les affecter à un collaborateur et à un dossier.

Bien pratique aussi lorsque les collaborateurs sont en télétravail pour continuer à gérer facilement les appels de l’étude.

Comment ça marche ?

Le module est accessible par l’icône téléphone qui est située en haut de la barre de travail du logiciel AUTHEN.TIC.

Deux possibilités :
| Saisir un appel libre
| Saisir un appel pour un client ou un dossier existant

Après avoir cliqué sur « nouveau », en bas à droite de la fenêtre qui s’ouvre alors, il ne vous reste plus qu’à entrer les informations concernant l’appel.

Si l’appel est lié à un client ou un dossier particulier, il vous suffit de faire la recherche par le nom du client ou le numéro de son dossier.

Les autres données enregistrables sont : le motif de l’appel (1) ; la durée de celui-ci (2) ; la priorité qui lui est donné, faible, normal, urgent (3) ; le destinataire de l’appel (4) ; l’état de l’appel, est-il, à traiter, en cours ou clôturé (5) ; la description de l’appel. La date et le nom de la personne qui saisie l’appel se mettant automatiquement.

Un historique des appels, liés à un client ou un dossier est conservé afin de pouvoir faire un suivi du client et des relations téléphoniques entretenues avec lui.

Il est possible de personnaliser le module en le paramétrant en fonction des habitudes de votre étude. il est possible de créer un liste de motifs d’appels en fonction des récurrences que vous rencontrez permettant de faciliter les saisies journalières.

Pour plus d’infos, n’hésitez pas à demander conseil auprès du service client.

La gestion de l’ensemble de vos structures se fait avec un seul logiciel qui est l’interface unique pour la gestion de la société multi-offices.

De plus nous vous assurons un accès de n’importe où afin de favoriser le travail en mobilité.

Une comptabilité unique pour l’ensemble de la structure. Pas de manipulation fastidieuse pour passer d’un office à l’autre, pas de redémarrage à chaque changement.

Une navigation sur le même bureau pour plus de souplesse et de productivité, sans nécessiter l’ouverture de multiples sessions Windows.

Des autorisations d’accès sécurisées permettant l’accès à une étude, plusieurs offices ou l’ensemble des études de la Société Multi-Offices, en fonction des attributions des collaborateurs.

Si vous avez un projet de Société Multi-Offices n’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier de notre expérience et expertise dans le domaine.

Formulaire de contact : http://www.fichorga.fr/contact.php

NOUVEAUTE

Un module de prise de rendez-vous pour les notaires intégré à AUTHEN.TIC est actuellement disponible. Il permet d’automatiser la prise de rendez-vous avec vos clients. Mais aussi de simplifier vos planifications et d’optimiser votre agenda.

Faites votre proposition de rendez-vous. Mise en attente dans votre agenda, elle sera automatiquement validée dans celui-ci après acceptation du ou des interlocuteurs.

C’est un service qui peut être lié à votre site internet ou votre signature de mail si vous le désirez (ou non).

Il est paramétrable selon vos habitudes de travail.

Cet outil s’adapte à différents supports, ordinateur fixe, ordinateur portable, tablette, smartphone, pour un usage adapté à vos besoins.

Ce service est accessible par abonnement, sans engagement de durée et sans frais d’installation.

Pour plus d’information, faite votre demande via le formulaire de contact en cliquant sur http://www.fichorga.fr/contact.php

Proposez un service à distance à vos clients pour optimiser l’avancée des dossiers.

AIRMAIL est un service de dématérialisation offrant plusieurs outils d’optimisation pour l’organisation de votre étude et de vos relations clients. Intégré à AUTHEN.TIC, il permet une souplesse d’utilisation et une simplification des procédures.

AIRMAIL – Signatures avancées

Il est possible de signer de plus en plus de documents à distance pour un gain de temps et de productivité. Mais aussi dans le but d’offrir à vos clients une souplesse et une optimisation dans la relation avec votre étude notariale.

FICHORGA et YOUSIGN, une entreprise française de dématérialisation sécurisée de signature à distance, se sont associées pour intégrer à AUTHEN.TIC cette signature avancée.

AIRMAIL permet de signer les procurations et actes sous-seing privé, notamment les compromis, à distance et de les réintégrer en retour automatiquement dans le dossier du client.

AIRMAIL – Courriers et Lettres recommandées

Automatisez les envois de courriers simples et de lettres recommandées au sein de l’étude pour un gain de temps et de rentabilité.

Les retours de lettres avec accusé de réception sont dématérialisés de façon automatique pour être facilement insérés dans le dossier du client.

AIRMAIL – SMS

Envoyez des sms à vos clients directement d’AUTHEN.TIC pour communiquer rapidement sur les dossiers en cours.

Une fois le service AIRMAIL activé, à votre demande, celui-ci est utilisable comme bon vous semble (pour les 3 options qu’il propose) et facturable uniquement à la consommation, sans frais d’installation.

Demandez des informations complémentaires ou un bon d’activation du service en remplissant le formulaire de contact de notre site internet : http://www.fichorga.fr/contact.php

ou en envoyant un mail sur assistance@fichorga.fr (CRPCEN, Nom, objet de la demande)

Nous restons à votre disposition également au 0806.110.421

Juillet / Août : Les collaborateurs partent à tour de rôle en congés. U-MAN permet de garder une visualisation des présents pour une meilleure organisation.

U-MAN Link, permet non seulement aux collaborateurs de déposer leurs congés simplement via leur téléphone portable (et aux responsables de les valider), mais aussi d’avoir une visibilité sur les présents et absents au sein de l’étude, en temps réel.

Une façon simple et efficace de permettre de s’organiser et de prévoir un travail collectif par exemple. Inutile de chercher Corinne partout si elle est notée « absente » sur le récapitulatif de présence des collaborateurs de l’étude 😉

Juste un petit coup d’oeil sur le module U-MAN Link de votre smartphone et voilà.

Pour en savoir plus : uman-link.fr

NOUVEAU PORTAIL ACCUEIL AUTHEN.TIC

AUTHEN.TIC vous propose un nouveau portail d’accueil entièrement personnalisable en fonction de votre profil et utilisation.

Ce nouveau portail se divise en trois colonnes :
La colonne de gauche reprend l’historique de vos derniers actes consultés ou modifiés
La colonne centrale et celle de droite reprendront les blocs activés par l’utilisateur.
Par défaut et en fonction de votre profil, certains blocs sont activés par défaut et d’autres non activables.

PARAMETRAGES
La modification et l’activation des différents blocs du portail se fait via le menu. Préférences utilisateur accessible en cliquant sur le nom de l’utilisateur.

Il convient ensuite d’afficher ou de masquer les différents blocs en fonction de vos besoins et de valider votre saisie.

Le Bloc Informations permet à Fichorga de vous envoyer des informations sur les évolutions à venir ou des fonctionnalités présentes.
A noter, les changements sont pris en compte immédiatement sur le portail sans nécessité de se reconnecter.

UTILISATION
Une fois les blocs activés, des liens d’accès rapides aux différentes informations les composant sont présents.

CHANGER LES COULEURS DE VOTRE LOGICIEL
En accédant aux Préférences Utilisateurs, vous avez également accès aux différents thèmes mis à votre disposition pour personnaliser votre logiciel.